My Extrabat : Guide Connexion et Fonctionnalités pour Professionnels du Bâtiment

Qu'est-ce que My Extrabat ?

My Extrabat est un logiciel de gestion commerciale et de chantier conçu spécifiquement pour les professionnels du bâtiment. Développé par la société française Extrabat (filiale du groupe EBP), il permet aux artisans, entrepreneurs et PME de la construction de gérer l'ensemble de leur activité administrative : devis, factures, planning, suivi de chantier et CRM (gestion de la relation client).

L'espace "My Extrabat" désigne la plateforme en ligne (cloud) accessible via navigateur web ou application mobile. Les professionnels y accèdent pour gérer leur quotidien : créer des devis, transformer des devis en factures, planifier les interventions et suivre la rentabilité de leurs chantiers.

Bien que d'origine française, Extrabat est utilisé par un nombre croissant d'entrepreneurs en Belgique francophone, notamment en Wallonie et à Bruxelles. Le logiciel s'adapte à la réglementation belge (TVA, facturation électronique) et prend en charge les spécificités du marché belge de la construction.

Guide de connexion à My Extrabat

Première connexion

Pour accéder à votre espace My Extrabat pour la première fois, suivez ces étapes :

1. Rendez-vous sur la page de connexion : ouvrez votre navigateur et allez sur l'adresse my.extrabat.com. Vous pouvez également y accéder depuis le site principal extrabat.com en cliquant sur "Connexion" en haut à droite.

2. Identifiants de connexion : lors de votre souscription, vous avez reçu un email d'activation contenant votre identifiant (généralement votre adresse email professionnelle) et un lien pour créer votre mot de passe. Si vous n'avez pas reçu cet email, vérifiez vos spams ou contactez le support Extrabat.

3. Création du mot de passe : choisissez un mot de passe robuste (minimum 8 caractères, avec majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial). Ce mot de passe protège l'ensemble de vos données commerciales, prenez-le au sérieux.

4. Configuration initiale : après la première connexion, un assistant vous guide pour configurer votre profil entreprise (raison sociale, numéro BCE/TVA belge, coordonnées, logo) et vos paramètres de facturation (numérotation, mentions légales, conditions de paiement).

Connexion quotidienne

Pour vos connexions régulières, rendez-vous simplement sur my.extrabat.com, entrez votre email et votre mot de passe. L'option "Se souvenir de moi" permet de rester connecté sur un appareil de confiance. Sur mobile, l'application Extrabat offre un accès rapide avec authentification biométrique (empreinte digitale, Face ID).

Problèmes de connexion courants

Mot de passe oublié : cliquez sur "Mot de passe oublié" sur la page de connexion. Un email de réinitialisation est envoyé à votre adresse en quelques minutes. Vérifiez vos spams si vous ne le recevez pas.

Compte bloqué : après 5 tentatives de connexion échouées, le compte est temporairement bloqué (30 minutes). Si le problème persiste, contactez le support technique Extrabat par téléphone ou email.

Problèmes de navigateur : My Extrabat fonctionne avec les navigateurs récents (Chrome, Firefox, Edge, Safari). Videz le cache et les cookies si vous rencontrez des problèmes d'affichage. Désactivez les bloqueurs de publicité qui peuvent interférer avec certaines fonctionnalités.

Fonctionnalités principales de My Extrabat

Devis professionnels

La création de devis est le coeur d'Extrabat. Le logiciel propose :

Bibliothèque d'ouvrages : une base de données de plus de 15 000 ouvrages préchargés (gros oeuvre, second oeuvre, finitions) avec des prix de référence actualisés. Vous pouvez créer vos propres ouvrages personnalisés avec vos prix réels.

Métrés automatiques : saisissez les dimensions (longueur, largeur, hauteur) et le logiciel calcule automatiquement les quantités de matériaux et de main-d'oeuvre. Gain de temps considérable pour les devis complexes.

Multi-TVA : gestion native des taux de TVA belges (6% rénovation, 21% standard). Le logiciel applique automatiquement le bon taux selon la nature des travaux et l'âge du bâtiment, conformément à la législation belge.

Modèles de devis : créez des modèles réutilisables pour vos prestations récurrentes. Un entrepreneur en toiture peut par exemple avoir des modèles pour "remplacement tuiles", "isolation toiture", "charpente" qu'il adapte rapidement à chaque client.

Facturation

La transformation du devis en facture se fait en un clic. Extrabat gère :

Factures d'acompte et de situation : pour les chantiers de longue durée, émettez des factures intermédiaires basées sur l'avancement réel des travaux. Le suivi financier est automatique.

Facturation électronique : le logiciel génère des factures conformes au format UBL/Peppol, de plus en plus exigé pour les marchés publics belges et qui deviendra progressivement obligatoire pour les entreprises.

Relances automatiques : configurez des rappels automatiques pour les factures impayées. En Belgique, les délais de paiement dans le bâtiment sont un problème chronique : avoir un système de relance structuré est indispensable.

Exports comptables : exportez vos données au format compatible avec les logiciels comptables belges les plus utilisés (BOB, WinBooks, Octopus, Horus). Votre comptable reçoit des données structurées, ce qui réduit les erreurs et les coûts de saisie.

Planning et gestion de chantier

Le module planning permet d'organiser les interventions de votre équipe :

Planning visuel : un calendrier interactif (vue jour, semaine, mois) où vous placez les interventions par glisser-déposer. Chaque chantier est codé par couleur pour une lecture rapide.

Affectation des équipes : attribuez les collaborateurs et sous-traitants à chaque chantier. Le logiciel détecte les conflits de planning (même personne affectée à deux chantiers simultanés).

Application mobile chantier : les ouvriers sur le terrain accèdent à leurs tâches via l'application mobile. Ils peuvent pointer leurs heures, prendre des photos de l'avancement et signaler des problèmes directement depuis le chantier.

Suivi des heures : le pointage des heures de travail par chantier permet de calculer la rentabilité réelle de chaque projet. En comparant les heures prévues au devis avec les heures réellement prestées, vous identifiez les postes déficitaires.

CRM et suivi commercial

Le module CRM d'Extrabat centralise la gestion de vos prospects et clients :

Fiches clients : historique complet des devis, factures, chantiers et échanges pour chaque client. Un outil précieux pour la fidélisation et le suivi après-vente.

Pipeline commercial : visualisez l'état de vos devis en cours (envoyé, relancé, accepté, refusé). Identifiez les taux de conversion et les délais moyens d'acceptation.

Alertes et rappels : programmez des rappels pour relancer un prospect, planifier une visite technique ou assurer un suivi de garantie.

Plans tarifaires Extrabat

Extrabat propose plusieurs formules adaptées à la taille de l'entreprise :

Période d'essai : Extrabat propose généralement un essai gratuit de 15 jours sans engagement. C'est suffisant pour tester les fonctionnalités de base et évaluer si l'outil correspond à vos besoins.

Engagement : les abonnements sont proposés en mensuel (sans engagement) ou annuel (avec réduction de 15 à 20%). Pour un entrepreneur solo, l'investissement de 40 à 50 EUR/mois est rapidement rentabilisé par le gain de temps sur la création de devis et la gestion administrative.

Avantages pour les entrepreneurs belges

Extrabat présente plusieurs atouts spécifiques pour le marché belge de la construction :

Conformité TVA belge : le logiciel gère nativement les taux de TVA belges (6% pour la rénovation de bâtiments de plus de 10 ans, 21% pour le neuf) et génère les documents conformes à la législation fiscale belge.

Facturation électronique Peppol : avec l'obligation progressive de facturation électronique pour les marchés publics belges, Extrabat est déjà compatible avec le réseau Peppol, ce qui vous donne une longueur d'avance.

Interface en français : l'interface entièrement francophone est un avantage pour les entrepreneurs wallons et bruxellois qui ne maîtrisent pas nécessairement l'anglais technique des logiciels anglo-saxons.

Support réactif : le support technique est disponible en français, par téléphone et email. Les retours des utilisateurs belges mentionnent un temps de réponse généralement inférieur à 24 heures.

Alternatives à Extrabat en Belgique

Le marché des logiciels de gestion pour le bâtiment est dynamique. Voici les principales alternatives disponibles pour les professionnels belges :

Teamleader mérite une mention particulière : développé à Gand, ce logiciel belge combine CRM, devis, facturation et gestion de projets. Son avantage est son intégration native avec l'écosystème belge (Bancontact, Peppol, KBO/BCE). Pour les entrepreneurs flamands qui travaillent aussi en Wallonie, l'interface bilingue NL/FR est un vrai plus.

Vertuoza est une autre solution 100% belge, plus orientée vers les entreprises de construction de taille moyenne à grande. Son ERP intègre la gestion des stocks, la comptabilité analytique par chantier et le suivi des sous-traitants.

La digitalisation du secteur de la construction en Belgique

L'adoption d'outils numériques comme Extrabat s'inscrit dans une tendance de fond : la digitalisation du secteur de la construction belge. Selon la Confédération Construction, en 2026, environ 45% des entreprises de construction belges utilisent un logiciel de gestion, contre seulement 25% en 2020.

Plusieurs facteurs accélèrent cette transition :

Obligation de facturation électronique : la Belgique s'oriente vers l'obligation de facturation électronique structurée (format UBL via le réseau Peppol) pour toutes les entreprises. Les marchés publics l'exigent déjà. Cette obligation rend quasi indispensable l'utilisation d'un logiciel de facturation compatible.

Complexité administrative croissante : entre la TVA (6%/21%), les attestations TVA réduite, les fiches 281.50 pour sous-traitants, la retenue de garantie et les obligations sociales, la gestion administrative d'une entreprise de construction belge est devenue très complexe. Un logiciel spécialisé réduit considérablement les erreurs et le temps consacré à l'administration.

Pénurie de main-d'oeuvre : avec environ 20 000 postes vacants dans le secteur belge de la construction, chaque heure de travail compte. Les logiciels de gestion permettent de gagner 5 à 10 heures par semaine sur les tâches administratives, du temps qui peut être consacré aux chantiers.

Exigences des clients : les particuliers belges attendent désormais des devis professionnels, détaillés et rapides. Un entrepreneur qui envoie un devis structuré en 48h a bien plus de chances de décrocher le chantier qu'un concurrent qui griffonne un prix sur papier libre trois semaines plus tard.

Pour les entrepreneurs qui hésitent encore à franchir le pas, la plupart des logiciels proposent des périodes d'essai gratuites et un accompagnement à la prise en main. L'investissement (40 à 150 EUR/mois) est largement compensé par les gains de productivité et l'amélioration de l'image professionnelle.